Cambiar de plataforma de email marketing puede parecer una tarea sencilla. Después de todo, solo se trata de exportar un archivo CSV, subirlo a la nueva herramienta y continuar enviando correos... ¿verdad?

La realidad es muy distinta.

Una mala migración puede afectar seriamente la reputación de tu dominio, reducir tus tasas de apertura, aumentar los rebotes e incluso provocar que tus correos terminen directamente en la carpeta de spam. Y lo peor de todo es que muchas veces esto ocurre por pequeños errores que podrían haberse evitado con una buena planificación.

Piensa en tu lista de contactos como si fuera un jardín. No basta con trasladar todas las plantas de una maceta a otra. Antes necesitas retirar las hojas secas, eliminar las malas hierbas, preparar la tierra y asegurarte de que cada planta tenga las condiciones adecuadas para seguir creciendo. Si simplemente arrancas todo y lo cambias de lugar sin ningún cuidado, es muy probable que muchas plantas no sobrevivan al proceso.

Con tu lista de contactos sucede exactamente lo mismo.

Cada dirección de correo representa una persona que, en algún momento, mostró interés en tu negocio. Algunas siguen siendo clientes activos, otras dejaron de interactuar hace meses y algunas incluso ya no utilizan ese correo electrónico. Si importas absolutamente todo sin revisar la calidad de los datos, estarás enviando una señal negativa a proveedores como Gmail, Outlook o Yahoo.

Por eso, una migración bien hecha no consiste únicamente en mover contactos de una plataforma a otra. Se trata de proteger la reputación de tu negocio, conservar la confianza de tus suscriptores y preparar el terreno para que todas tus futuras campañas tengan mejores resultados.

En esta guía descubrirás el proceso completo para importar contactos correctamente en Systeme, desde la auditoría inicial de tu base de datos hasta las mejores prácticas para mantener una excelente entregabilidad y cumplir con normativas como el RGPD.

Si quieres evitar errores costosos y comenzar con el pie derecho en tu nueva plataforma, sigue leyendo porque cada paso puede marcar una gran diferencia.

 

1. Prepara y audita tu lista antes de importar contactos

Antes de subir cualquier archivo a Systeme, necesitas responder una pregunta muy importante:

¿Realmente vale la pena importar todos los contactos que tienes?

La respuesta, en la mayoría de los casos, es no.

Muchas empresas acumulan contactos durante años sin realizar ningún tipo de mantenimiento. Formularios antiguos, campañas pasadas, clientes que cambiaron de correo electrónico o personas que simplemente dejaron de interactuar forman parte de bases de datos enormes que, lejos de ayudar, terminan perjudicando el rendimiento de las campañas.

Por eso, el primer paso consiste en hacer una auditoría completa de toda tu información.

Exporta toda la información disponible

Desde tu antiguo autorespondedor descarga la base de datos en formato CSV.

Procura incluir la mayor cantidad de información posible, por ejemplo:

• Nombre.

• Apellido.

• Correo electrónico.

• Fecha de registro.

• Estado del contacto.

• Etiquetas.

• Segmentos.

• Historial de compras.

• Fecha del último correo abierto.

• Fecha del último clic.

• Automatizaciones activas.

Mientras más información conserves, mucho más sencilla será la organización dentro de Systeme.

No te limites únicamente al correo electrónico. Toda esa información será muy útil para crear campañas mucho más personalizadas en el futuro.

 

Analiza la calidad de tus contactos

No todos los suscriptores tienen el mismo valor.

Imagina que tienes una tienda física.

¿Le hablarías igual a un cliente que compra cada semana que a alguien que entró hace cinco años y nunca volvió?

Probablemente no.

Lo mismo ocurre con el email marketing.

Empieza clasificando tus contactos según su comportamiento.

Por ejemplo:

• Clientes frecuentes.

• Prospectos interesados.

• Personas que descargaron un recurso gratuito.

• Compradores recientes.

• Clientes VIP.

• Usuarios inactivos.

• Personas que nunca abrieron un correo.

Esta clasificación te permitirá crear campañas mucho más relevantes y mejorar considerablemente las tasas de apertura.

 

Identifica contactos inactivos

Uno de los errores más comunes consiste en importar absolutamente todos los registros disponibles.

Sin embargo, muchos de esos contactos llevan meses —o incluso años— sin abrir un solo correo.

Mantenerlos dentro de tu lista puede afectar negativamente indicadores importantes como:

• Tasa de apertura.

• Tasa de clics.

• Reputación del dominio.

• Entregabilidad.

• Conversión.

Por eso es recomendable identificar quiénes realmente siguen interesados en tu contenido.

Una buena práctica consiste en revisar:

• Última apertura.

• Último clic.

• Última compra.

• Última visita.

• Última interacción.

Con esta información podrás decidir quién merece permanecer dentro de tu estrategia de email marketing.

 

Conserva las etiquetas y segmentos

Las etiquetas suelen ser uno de los activos más importantes de cualquier negocio digital.

Gracias a ellas puedes saber si una persona:

• Compró un curso.

• Descargó un ebook.

• Asistió a un webinar.

• Solicitó una llamada.

• Forma parte de un programa.

• Es afiliado.

• Es cliente recurrente.

Perder esta información durante la migración sería como borrar parte del historial de cada cliente.

Antes de importar tus contactos, documenta todas las etiquetas utilizadas y planifica cómo las recrearás dentro de Systeme.

Este pequeño detalle puede ahorrarte muchas horas de trabajo posteriormente.

 

2. Limpia tu lista antes de comenzar la migración

Una lista grande no siempre significa una lista saludable.

De hecho, muchas empresas descubren que entre el 15 % y el 30 % de sus contactos ya no son válidos.

¿Tiene sentido seguir enviando correos a direcciones que nunca responderán?

Definitivamente no.

La limpieza de la base de datos es una de las fases más importantes de toda la migración.

Elimina correos duplicados

Con el paso del tiempo es habitual que un mismo usuario termine registrado varias veces.

Esto suele ocurrir cuando una persona:

• Descarga varios recursos.

• Se registra en diferentes formularios.

• Compra distintos productos.

• Cambia de automatización.

Si no eliminas estos duplicados, esa persona podría recibir el mismo correo varias veces, generando una mala experiencia y aumentando las probabilidades de que marque tus mensajes como spam.

 

Detecta direcciones inválidas

También es frecuente encontrar correos como:

• cuentas que ya no existen,

• dominios mal escritos,

• errores tipográficos,

• buzones deshabilitados.

Enviar campañas a estas direcciones perjudica la reputación del remitente.

Por eso muchas empresas utilizan herramientas especializadas como NeverBounce, ZeroBounce o BriteVerify para validar miles de direcciones antes de realizar la migración.

Estas plataformas ayudan a detectar:

• Rebotes duros.

• Cuentas inexistentes.

• Correos temporales.

• Trampas de spam.

• Direcciones de alto riesgo.

Eliminar estos registros antes de importar la lista puede marcar una gran diferencia en la entregabilidad de tus campañas.

 

Respeta siempre el consentimiento del usuario

Este punto suele pasarse por alto, pero es uno de los más importantes.

Solo debes importar personas que hayan autorizado recibir comunicaciones de tu negocio.

Además de cumplir con normativas como el RGPD, esto también mejora la calidad de tus campañas.

Recuerda que un contacto que realmente quiere recibir tus correos será mucho más valioso que cien personas que nunca los abrirán.

Por esa razón, nunca reactives manualmente usuarios que cancelaron su suscripción o solicitaron dejar de recibir tus mensajes.

Respetar esa decisión demuestra profesionalismo, fortalece la confianza en tu marca y protege la reputación de tu dominio.

 

3. Configura correctamente tu nuevo autorespondedor antes de importar contactos

Uno de los errores más frecuentes al migrar a una nueva plataforma es pensar que basta con crear una cuenta e importar un archivo CSV. Aunque pueda parecer un proceso rápido, hacerlo de esa manera puede generar problemas desde el primer envío.

Antes de importar un solo contacto, tu cuenta de Systeme debe estar completamente preparada. Piensa en ello como cambiarte de casa: antes de llevar todos los muebles, primero instalas la electricidad, el internet y organizas cada habitación. Si no lo haces, el resultado será un completo desorden.

Configurar correctamente tu cuenta desde el inicio te permitirá mantener una buena reputación como remitente y facilitará la organización de tus contactos.

 

Recrea la estructura que tenías en tu plataforma anterior

Antes de subir tu lista, dedica unos minutos a organizar la información dentro de Systeme.

Lo ideal es recrear la estructura que ya utilizabas, incluyendo:

• Listas.

• Etiquetas.

• Segmentos.

• Automatizaciones.

• Embudos.

• Campañas de email.

• Cursos o membresías (si aplica).

Esto hará que la transición sea mucho más sencilla y evitará que pierdas información importante durante la migración.

Por ejemplo, si anteriormente tenías etiquetas como:

• Cliente.

• Prospecto.

• Webinar.

• Ebook.

• Curso Premium.

Lo recomendable es crearlas primero en Systeme para que cada contacto conserve su clasificación original.

Una buena organización desde el principio te ahorrará muchas horas de trabajo cuando tu base de datos siga creciendo.

 

Aprovecha la oportunidad para organizar mejor tus contactos

Una migración también puede ser el momento perfecto para mejorar lo que antes no estaba funcionando.

Tal vez durante años fuiste creando etiquetas sin ningún orden:

• Cliente nuevo.

• Cliente Nuevo.

• Clientes.

• Cliente Curso.

• Curso Cliente.

Aunque parecen similares, realmente son etiquetas distintas y terminan generando confusión.

Este es un excelente momento para simplificar tu estructura.

Por ejemplo:

• Clientes

• Prospectos

• Leads Facebook

• Webinar

• Academia

• Mentoría

• Compró Curso A

• Compró Curso B

Mientras más clara sea tu organización, mucho más fácil será crear automatizaciones y campañas en el futuro.

 

4. Configura la autenticación de tu dominio

Aquí encontramos uno de los pasos más importantes de toda la migración y, curiosamente, uno de los que más personas omiten.

Muchos usuarios comienzan a enviar campañas utilizando un correo profesional sin autenticar el dominio correctamente.

¿El resultado?

Los proveedores de correo como Gmail, Outlook o Yahoo empiezan a desconfiar del remitente y aumentan las probabilidades de que los mensajes terminen en spam.

La autenticación demuestra que realmente eres el propietario del dominio desde el cual estás enviando correos.

Es como mostrar una identificación antes de entrar a un edificio: ayuda a generar confianza y evita que otros suplanten tu identidad.

 

Configura los registros SPF

El registro SPF (Sender Policy Framework) indica qué servidores tienen autorización para enviar correos utilizando tu dominio.

Gracias a este registro, los proveedores de correo pueden verificar que el mensaje proviene de un servidor autorizado y no de un tercero intentando hacerse pasar por tu empresa.

Si este registro no está correctamente configurado, tus campañas podrían perder credibilidad y afectar la entregabilidad.

 

Configura DKIM

El siguiente paso es activar DKIM (DomainKeys Identified Mail).

Este sistema añade una firma digital única a cada correo electrónico que envías.

Cuando el destinatario recibe el mensaje, su proveedor verifica esa firma para confirmar que el contenido no fue alterado durante el envío.

En otras palabras, DKIM funciona como un sello de autenticidad que protege tanto tu reputación como la confianza de tus suscriptores.

 

Configura DMARC

El tercer elemento fundamental es DMARC.

Este protocolo trabaja junto con SPF y DKIM para indicar a los proveedores de correo qué deben hacer cuando un mensaje no supera las verificaciones de autenticidad.

Además, permite recibir informes sobre posibles intentos de suplantación de identidad utilizando tu dominio.

Aunque pueda sonar muy técnico, configurar DMARC representa una capa adicional de seguridad y ayuda a fortalecer la reputación de tus envíos a largo plazo.

 

Utiliza siempre un correo profesional

Uno de los errores más comunes es utilizar direcciones como:

• [email protected]

• [email protected]

• [email protected]

Aunque funcionan para comunicaciones personales, no son la mejor opción para campañas de email marketing.

Lo recomendable es utilizar una dirección con tu propio dominio, por ejemplo:

• [email protected]

• [email protected]

• [email protected]

• [email protected]

Este pequeño cambio transmite mayor profesionalismo y genera más confianza tanto en los proveedores de correo como en tus suscriptores.

 

5. Configura Google Postmaster Tools

Si vas a enviar campañas de forma constante, existe una herramienta gratuita que no deberías pasar por alto: Google Postmaster Tools.

Muchos negocios la descubren cuando ya tienen problemas de entregabilidad, pero lo ideal es configurarla desde el primer día.

Esta plataforma te permite conocer cómo Gmail percibe tu dominio y tu reputación como remitente.

Podrás consultar información muy útil, como:

• Reputación del dominio.

• Reputación de la dirección IP.

• Errores de autenticación.

• Reportes de spam.

• Estado de SPF, DKIM y DMARC.

• Calidad de los envíos.

Es como tener un panel de control que te avisa si algo empieza a afectar la entrega de tus correos antes de que el problema se vuelva crítico.

 

6. Importa tus contactos correctamente en Systeme

Ahora sí ha llegado el momento de importar tu lista.

Pero recuerda: importar no significa simplemente subir un archivo y esperar que todo funcione.

Antes de comenzar, revisa nuevamente tu archivo CSV y verifica que toda la información sea correcta.

Haz una última comprobación de:

• Correos electrónicos.

• Nombre.

• Apellidos.

• Etiquetas.

• Segmentos.

• Estados de suscripción.

• Campos personalizados.

Cinco minutos de revisión pueden evitar horas de trabajo corrigiendo errores más adelante.

 

Importa únicamente listas limpias

Resiste la tentación de importar absolutamente todos tus contactos.

Una lista más pequeña, pero realmente interesada en tu contenido, suele ofrecer mejores resultados que una base de datos enorme llena de usuarios inactivos.

La calidad siempre supera a la cantidad.

 

Respeta el estado de cada contacto

Si un usuario canceló su suscripción en tu plataforma anterior, debes conservar ese estado al migrarlo a Systeme.

Esto es importante por dos razones:

• Cumples con normativas como el RGPD.

• Proteges la reputación de tu dominio.

Enviar correos a personas que ya solicitaron no recibir más comunicaciones puede aumentar las quejas por spam y afectar la entregabilidad de todas tus campañas futuras.

 

Comprueba las etiquetas después de importar

Una vez finalizada la importación, dedica unos minutos a revisar que las etiquetas y segmentos se hayan asignado correctamente.

Puedes hacer una prueba con algunos contactos al azar y comprobar que:

• Conservan sus etiquetas.

• Permanecen en el segmento correcto.

• Tienen los campos personalizados completos.

• Mantienen el estado de suscripción adecuado.

Esta revisión puede parecer sencilla, pero evita errores que después resultan mucho más difíciles de corregir cuando la base de datos es grande.

 

Haz una prueba antes de enviar campañas masivas

Uno de los mejores consejos que puedes aplicar es realizar un envío de prueba antes de comunicarte con toda tu lista.

Selecciona un pequeño grupo de contactos activos y envía un correo sencillo.

Después analiza aspectos como:

• ¿Llegó correctamente a la bandeja de entrada?

• ¿Terminó en promociones o spam?

• ¿Las imágenes cargan bien?

• ¿Los enlaces funcionan?

• ¿Los botones redirigen correctamente?

• ¿La personalización con nombres y etiquetas es correcta?

Este tipo de pruebas te permite detectar pequeños errores antes de que impacten a miles de personas.

 

7. Calentamiento del correo electrónico y del dominio: el secreto para llegar a la bandeja de entrada

Ya importaste tus contactos, organizaste tus etiquetas y configuraste correctamente tu dominio. A simple vista, todo está listo para enviar tu primera campaña.

Pero hay un paso que muchos pasan por alto y que puede marcar la diferencia entre una campaña exitosa y cientos (o miles) de correos terminando en la carpeta de spam: el calentamiento del dominio.

Si acabas de migrar a Systeme, no es recomendable enviar un correo a toda tu base de datos de inmediato, especialmente si tienes miles de contactos.

¿Por qué?

Porque los proveedores de correo, como Gmail, Outlook o Yahoo, necesitan comprobar que eres un remitente confiable. Si de un día para otro comienzas a enviar miles de correos desde un dominio que nunca antes había tenido ese volumen de actividad, es muy probable que los filtros de seguridad lo consideren sospechoso.

Piensa en ello como empezar a hacer ejercicio después de mucho tiempo. No comenzarías levantando el peso máximo desde el primer día. Lo más inteligente es avanzar de forma progresiva para que tu cuerpo se adapte. Con el email marketing sucede exactamente lo mismo.

 

¿Qué es el calentamiento del dominio?

El calentamiento del dominio es un proceso mediante el cual aumentas gradualmente el volumen de correos enviados para construir una buena reputación como remitente.

Cada campaña enviada genera señales para los proveedores de correo:

• ¿Las personas abren los mensajes?

• ¿Hacen clic en los enlaces?

• ¿Responden los correos?

• ¿Los eliminan sin leer?

• ¿Los marcan como spam?

Si esas señales son positivas, los proveedores comenzarán a confiar más en tu dominio y aumentarán las probabilidades de que tus futuros correos lleguen a la bandeja de entrada principal.

Por el contrario, si envías miles de correos de golpe y muchos usuarios no interactúan o los marcan como spam, recuperar esa reputación puede llevar semanas o incluso meses.

 

¿Quiénes deben recibir los primeros correos?

La regla de oro es muy sencilla:

Empieza siempre por los contactos más comprometidos.

Son aquellas personas que recientemente:

• Abrieron tus correos.

• Hicieron clic en tus enlaces.

• Compraron algún producto.

• Respondieron un email.

• Participaron en un webinar.

• Descargaron un recurso.

• Visitaron tu sitio web.

Estos contactos tienen más probabilidades de interactuar con tus mensajes, enviando señales positivas a los proveedores de correo.

En cambio, los usuarios inactivos deberían dejarse para las últimas fases del calentamiento, o incluso excluirse si llevan muchos meses sin mostrar interés.

 

Plan recomendado de calentamiento (listas de más de 5.000 contactos)

Si tu lista supera los 5.000 contactos, lo ideal es aumentar el volumen de envío de forma gradual durante los primeros días.

Día	Volumen aproximado	Audiencia recomendada	Objetivo
Día 1	500	Contactos que abrieron o hicieron clic en los últimos 30 días	Validar la reputación y comprobar la entregabilidad.
Día 2	900	Muy comprometidos + contactos con buena interacción reciente	Mantener tasas altas de apertura y clics.
Día 3	1.500	Contactos que interactuaron en los últimos 60 días	Incrementar el volumen de forma controlada.
Día 4	2.000	Audiencia comprometida + usuarios activos recientes	Vigilar rebotes y reportes de spam.
Día 5	3.000	Mezcla de contactos activos y ligeramente inactivos	Confirmar que la reputación sigue siendo positiva.
Día 6	4.000	Usuarios con actividad en los últimos 90 días	Continuar aumentando el volumen con precaución.
Día 7	5.000	Toda la audiencia activa	Consolidar la reputación del dominio.
Día 8	6.000 o más	Todos los contactos excepto los muy antiguos	Estabilizar el ritmo de envío.
Día 9	100 %	Toda la lista limpia (excepto bajas y correos inválidos)	Acercarse al volumen habitual.
Día 10	100 %	Lista optimizada y segmentada	Finalizar el calentamiento y comenzar las campañas normales.

Consejo: Este plan es una guía. Si observas un aumento en los rebotes o en las quejas por spam, reduce temporalmente el volumen y analiza qué está ocurriendo antes de continuar.

 

8. Buenas prácticas durante el calentamiento

Calentar un dominio no consiste únicamente en controlar el número de correos enviados. También influye la calidad del contenido y la forma en que interactúan los destinatarios.

 

Escribe correos que realmente den ganas de abrir

Durante el calentamiento evita enviar campañas excesivamente comerciales.

En lugar de intentar vender desde el primer mensaje, apuesta por contenido que aporte valor:

• Consejos prácticos.

• Tutoriales.

• Casos de éxito.

• Recursos gratuitos.

• Respuestas a preguntas frecuentes.

• Historias personales relacionadas con tu negocio.

Cuanto mayor sea el interés del contenido, mayores serán las tasas de apertura y clics.

 

Crea asuntos naturales y atractivos

El asunto es la primera impresión que recibe tu suscriptor.

Evita títulos exagerados como:

• GANA MILLONES HOY.

• ÚLTIMA OPORTUNIDAD.

• OFERTA IMPERDIBLE.

• HAZ CLIC AHORA MISMO.

Este tipo de mensajes pueden activar filtros de spam y reducir la confianza del usuario.

En su lugar, utiliza asuntos que despierten curiosidad o prometan un beneficio real.

Por ejemplo:

• Un error que casi todos cometen al migrar sus contactos.

• Lo que aprendí después de cambiar de plataforma.

• Antes de importar tu lista, revisa esto.

 

Evita elementos que puedan activar filtros de spam

Algunos hábitos aumentan las probabilidades de que tus correos sean marcados como sospechosos.

Procura evitar:

• Uso excesivo de MAYÚSCULAS.

• Muchos signos de exclamación.

• Palabras relacionadas con estafas o promesas irreales.

• Enlaces rotos.

• Archivos adjuntos innecesarios.

• Demasiadas imágenes sin texto.

• Colores excesivos o formatos poco legibles.

Un correo limpio, claro y útil suele funcionar mucho mejor que uno sobrecargado de elementos.

 

9. Supervisa las métricas más importantes

El email marketing no termina cuando haces clic en "Enviar". Ahí es cuando realmente comienza el análisis.

Revisar las métricas después de cada campaña te permitirá detectar problemas antes de que afecten el rendimiento de toda tu estrategia.

Presta especial atención a estos indicadores:

Tasa de apertura

Una tasa superior al 20 % suele ser una buena señal, aunque puede variar según el sector y el tipo de audiencia.

Si observas una caída constante, revisa tus asuntos, la segmentación o la reputación del dominio.

 

Tasa de clics

Como referencia general, una tasa superior al 2 % indica que el contenido está generando interés.

Si muchas personas abren el correo pero casi nadie hace clic, probablemente debas mejorar el contenido o la llamada a la acción.

 

Tasa de rebote

Lo ideal es mantenerla por debajo del 2 %.

Un porcentaje mayor puede indicar que tu lista contiene direcciones inválidas o desactualizadas.

 

Quejas por spam

Este es uno de los indicadores más delicados.

Lo recomendable es mantener una tasa inferior al 0,1 %.

Si supera ese valor, conviene revisar la calidad de la lista, la frecuencia de envío y el tipo de contenido que estás compartiendo.

 

10. Mantén tu lista saludable con una limpieza continua

Una lista de contactos no es un archivo que se importa una vez y se olvida para siempre.

Con el paso del tiempo, algunas personas cambian de correo electrónico, dejan de utilizar una dirección o simplemente pierden el interés en tus contenidos.

Por eso es importante realizar una limpieza periódica.

Puedes hacerlo de dos maneras:

• Manual: revisando los contactos inactivos y eliminándolos de forma periódica.

• Automática: creando automatizaciones en Systeme para identificar usuarios que llevan varios meses sin abrir o hacer clic en tus correos.

Una base de datos más pequeña, pero realmente interesada en tus contenidos, suele ofrecer mejores resultados que una enorme lista llena de contactos inactivos.

 

Crea campañas de reactivación antes de eliminar contactos

Antes de eliminar definitivamente a un suscriptor, intenta recuperarlo con una campaña de reactivación.

Puedes enviar un correo preguntando si todavía desea seguir recibiendo tus contenidos o incluso ofrecer un recurso gratuito para incentivar una nueva interacción.

Si después de varios intentos la persona sigue sin abrir tus correos, lo más recomendable es retirarla de la lista para proteger tu reputación como remitente.

 

¿Necesitas ayuda para migrar a Systeme?

Migrar correctamente una base de datos puede parecer un proceso técnico, pero hacerlo bien desde el principio evitará problemas de entregabilidad, pérdida de contactos y campañas con bajo rendimiento.

Si prefieres contar con ayuda personalizada en español, además de acceder a bonos exclusivos, recursos adicionales, capacitaciones y regalos especiales, te recomendamos adquirir tu cuenta de Systeme a través de nuestra página:

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11. Cumplimiento legal y documentación: protege tu negocio desde el primer día

Cuando hablamos de importar contactos, no todo gira en torno a la tecnología o al marketing. También existe un aspecto legal que no puedes pasar por alto.

Muchas personas creen que, si tienen una base de datos con miles de correos electrónicos, pueden importarla a cualquier plataforma y empezar a enviar campañas inmediatamente. Sin embargo, hacerlo sin el consentimiento adecuado puede afectar la confianza de tus suscriptores y exponerte a problemas legales.

Una buena estrategia de email marketing no solo busca vender más; también construye relaciones basadas en la transparencia y el respeto.

 

Conserva el registro del consentimiento (Opt-in)

Siempre que sea posible, guarda evidencia de cómo cada persona llegó a tu lista.

Algunos datos que conviene conservar son:

• Fecha del registro.

• Formulario utilizado.

• Página donde se suscribió.

• Dirección IP (si tu herramienta la almacena).

• Lead magnet o recurso descargado.

• Producto adquirido.

• Confirmación de doble opt-in (si aplica).

Esta información puede ser útil si necesitas demostrar que el usuario autorizó recibir tus comunicaciones.

 

Respeta siempre las bajas voluntarias

Uno de los errores más graves es volver a suscribir manualmente a personas que ya solicitaron dejar de recibir correos.

Aunque tengas un nuevo dominio o hayas migrado a Systeme, la decisión del usuario sigue siendo válida.

Por eso:

• No reactives contactos dados de baja.

• Mantén actualizado su estado de suscripción.

• Respeta siempre su decisión.

Además de cumplir con normativas como el RGPD, también protegerás la reputación de tu dominio y reducirás las quejas por spam.

 

Actualiza tu política de privacidad

Si cambias de plataforma de email marketing, es recomendable revisar tu política de privacidad.

Verifica que explique de forma clara:

• Qué datos recopilas.

• Para qué los utilizas.

• Cómo los almacenas.

• Qué plataforma utilizas para gestionar tus campañas.

• Cómo puede un usuario modificar o eliminar sus datos.

La transparencia genera confianza y demuestra profesionalismo.

 

12. Errores más comunes al importar contactos (y cómo evitarlos)

Después de cientos de migraciones, hay errores que se repiten una y otra vez.

La buena noticia es que todos pueden evitarse con una buena planificación.

 

Importar toda la base de datos sin revisarla

Más contactos no significa mejores resultados.

Una lista llena de usuarios inactivos solo aumentará los rebotes, reducirá la tasa de apertura y afectará tu reputación.

Antes de importar, limpia siempre tu base de datos.

 

No configurar SPF, DKIM y DMARC

Muchas personas culpan a la plataforma cuando sus correos llegan a spam.

En realidad, el problema suele estar en una mala configuración del dominio.

Dedicar unos minutos a configurar correctamente estos registros puede marcar una gran diferencia en la entregabilidad.

 

Enviar miles de correos el primer día

Es uno de los errores más frecuentes.

Aunque tengas una lista perfectamente limpia, aumentar el volumen de envío de forma progresiva ayuda a construir una reputación sólida.

La paciencia durante los primeros días suele traducirse en mejores resultados durante los meses siguientes.

 

No segmentar la audiencia

Enviar exactamente el mismo correo a todos tus contactos rara vez es la mejor estrategia.

Un cliente que ya compró un curso no necesita recibir la misma comunicación que alguien que apenas descargó un recurso gratuito.

La segmentación permite ofrecer mensajes mucho más relevantes y mejorar la experiencia de cada suscriptor.

 

Ignorar las métricas

Después de enviar una campaña, muchas personas simplemente esperan las ventas.

Sin embargo, el verdadero aprendizaje está en los datos.

Analizar aperturas, clics, rebotes y conversiones te permitirá optimizar cada envío y tomar mejores decisiones.

 

Conclusión

Migrar tus contactos a Systeme es mucho más que trasladar un archivo CSV de una plataforma a otra. Es una oportunidad para reorganizar tu base de datos, eliminar contactos que ya no aportan valor, mejorar la segmentación y fortalecer la reputación de tu dominio.

Cada paso del proceso —desde la auditoría inicial y la limpieza de la lista, hasta la autenticación del dominio y el calentamiento del correo electrónico— tiene un impacto directo en la entregabilidad de tus campañas y, en consecuencia, en los resultados de tu negocio.

Si dedicas el tiempo necesario a preparar correctamente la migración, no solo reducirás el riesgo de que tus correos terminen en la carpeta de spam, sino que también construirás una estrategia de email marketing mucho más sólida, eficiente y rentable.

Recuerda que una lista de contactos saludable vale mucho más que una lista enorme llena de usuarios inactivos. La calidad siempre supera a la cantidad.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

 

¿Puedo importar contactos que cancelaron su suscripción?

Sí. Puedes importarlos a Systeme, pero deben conservar su estado de suscripción cancelada. De esta forma no recibirán correos de marketing y cumplirás con las buenas prácticas y la normativa aplicable.

¿Qué formato debe tener el archivo para importar contactos?

Lo más recomendable es utilizar un archivo CSV, ya que permite importar fácilmente campos como nombre, correo electrónico, etiquetas, segmentos y otros datos personalizados.

¿Cuánto tiempo dura el calentamiento de un dominio?

Depende del tamaño de tu lista y del volumen de envíos. Para la mayoría de los negocios, un periodo de entre 7 y 14 días suele ser suficiente para construir una buena reputación como remitente, siempre que aumentes el volumen de forma progresiva.

¿Es obligatorio autenticar mi dominio antes de enviar campañas?

Aunque técnicamente podrías enviar correos sin hacerlo, no es recomendable. Configurar correctamente SPF, DKIM y DMARC mejora la confianza de los proveedores de correo, aumenta la entregabilidad y reduce el riesgo de que tus mensajes terminen en spam.

¿Cada cuánto debería limpiar mi lista de contactos?

Una buena práctica es revisar tu base de datos cada 3 a 6 meses. Elimina o reactiva contactos que lleven mucho tiempo sin abrir tus correos para mantener una lista saludable y mejorar el rendimiento de tus campañas.

 

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