Cómo agregar campos personalizados a tus formularios en Systeme y recopilar información más específica

¿Alguna vez has querido recopilar información específica de tus suscriptores, clientes o prospectos, pero los campos tradicionales de tus formularios no son suficientes? Quizás necesitas conocer el número de teléfono de tus contactos, su profesión, el nombre de su empresa, su sitio web o incluso algún dato que te permita segmentarlos mejor según sus intereses.

Aquí es donde entran en juego los campos personalizados de Systeme.

Cuando trabajas con marketing digital, automatizaciones y embudos de venta, cada dato que recopilas puede convertirse en una oportunidad para conocer mejor a tu audiencia. No se trata simplemente de llenar una base de datos con nombres y correos electrónicos; se trata de obtener información relevante que te ayude a crear experiencias más personalizadas y estrategias de comunicación mucho más efectivas.

Imagina que tienes un negocio digital en el que ofreces asesorías, cursos online o programas de acompañamiento. Si todos tus formularios únicamente solicitan nombre y correo electrónico, estarás dejando pasar información que podría ayudarte a identificar las necesidades de cada persona.

Por ejemplo, podrías agregar un campo para preguntar qué tipo de negocio tiene el usuario, cuánto tiempo lleva emprendiendo o cuál es su principal objetivo. Así, cuando alguien se registre, no solamente tendrás sus datos básicos, sino también información que te permitirá entender mejor quién es y qué está buscando.

¿Lo mejor? Puedes configurar estos campos directamente desde Systeme y utilizarlos posteriormente en tus páginas y formularios.

En esta guía te explicaré cómo crear un campo personalizado desde cero, cómo incorporarlo a una página y qué debes tener en cuenta para aprovecharlo correctamente.

 

¿Qué es un campo personalizado en Systeme y para qué sirve?

Un campo personalizado es un espacio adicional que puedes crear dentro de la información de tus contactos para almacenar datos específicos que no están contemplados en los campos tradicionales.

Por defecto, las plataformas de marketing suelen permitir recopilar información básica, como:

• Nombre.

• Apellido.

• Dirección de correo electrónico.

• Número de teléfono.

Sin embargo, dependiendo de tu negocio, es posible que necesites recopilar muchos otros datos.

Por ejemplo, si eres coach, consultor o tienes una academia digital, podrías necesitar información como:

• Profesión o actividad laboral.

• Nombre de la empresa.

• Página web del negocio.

• País de residencia.

• Servicio de interés.

• Experiencia profesional.

• Objetivos personales o comerciales.

Los campos personalizados te permiten adaptar tus formularios a las necesidades reales de tu negocio, en lugar de limitarte a las opciones predeterminadas de la plataforma.

Piensa en ellos como pequeños compartimentos dentro de tu base de datos. Cada uno tiene una función específica y te permite organizar mejor la información que recibes de tus visitantes.

 

¿Por qué deberías utilizar campos personalizados en tu estrategia digital?

Crear campos personalizados no es solamente una cuestión de organización. También puede ayudarte a mejorar diferentes procesos de tu negocio.

Estas son algunas de sus principales ventajas:

1. Recopilas información más relevante

Puedes solicitar únicamente los datos que realmente necesitas para conocer mejor a tus prospectos. Esto te permite comprender sus necesidades y tener un panorama más completo de cada contacto.

2. Mejoras la segmentación de tus contactos

Cuando conoces más detalles sobre las personas que se registran en tus formularios, puedes organizar tu base de datos de una manera más estratégica.

Por ejemplo, podrías identificar quiénes están interesados en coaching, quiénes buscan asesorías empresariales y quiénes desean aprender una habilidad específica.

3. Personalizas la comunicación

La información recopilada puede ayudarte a desarrollar estrategias de comunicación más cercanas a cada segmento de tu audiencia.

En lugar de enviar exactamente el mismo mensaje a todos tus contactos, puedes trabajar con información que te permita adaptar tus campañas.

4. Organizas mejor tu CRM

Tener los datos organizados facilita la gestión de tus contactos y te permite consultar información importante sin depender de hojas de cálculo externas.

5. Adaptas tus formularios a tu modelo de negocio

Cada negocio tiene necesidades diferentes. Un formulario para captar estudiantes no debería ser necesariamente igual al de una empresa que ofrece consultorías o servicios profesionales.

Con los campos personalizados puedes construir formularios que respondan a tus objetivos comerciales.

 

¿Qué necesitas antes de crear un campo personalizado en Systeme?

Antes de comenzar con la configuración, asegúrate de tener preparados los siguientes elementos:

• Una cuenta de Systeme: necesitas tener acceso a tu cuenta para ingresar al panel de administración y gestionar tus contactos.

• Una página donde quieras incorporar el formulario: puede ser una página de captura, una landing page, una página de registro o cualquier otra página que tenga un formulario.

• Claridad sobre la información que deseas recopilar: define qué dato necesitas solicitar y cómo lo utilizarás posteriormente.

Un consejo importante: no agregues campos simplemente porque están disponibles. Cada pregunta adicional representa un pequeño esfuerzo para la persona que está completando el formulario.

Si solicitas demasiada información sin una razón clara, podrías generar fricción y disminuir las probabilidades de que el visitante termine su registro.

Lo ideal es encontrar un equilibrio entre la información que necesita tu negocio y la facilidad de completar el formulario.

 

Cómo crear un campo personalizado en Systeme paso a paso

Ahora sí, vamos con el procedimiento.

La creación de un campo personalizado comienza desde la sección de contactos de tu cuenta. Aunque posteriormente lo utilizarás en una página, primero debes registrarlo dentro de tu CRM para que aparezca como una opción disponible en el editor.

Paso 1. Ingresa a la sección de contactos de tu CRM

Primero, inicia sesión en tu cuenta de Systeme y dirígete al menú principal.

Busca la pestaña CRM y selecciona la opción Contactos.

Dentro de esta sección encontrarás el listado de contactos registrados en tu cuenta.

Para continuar, haz clic en cualquiera de los contactos de la lista. No necesitas seleccionar un contacto específico para crear el campo; puedes utilizar cualquiera para acceder a la configuración correspondiente.

Este primer paso es importante porque los campos personalizados se administran desde la información de los contactos, no directamente desde el editor de páginas.

Paso 2. Selecciona la opción para insertar un nuevo campo personalizado

Una vez que hayas abierto el perfil de un contacto, busca la opción Insertar nuevo campo personalizado.

Haz clic en esta opción para abrir el espacio de configuración donde podrás definir las características del nuevo campo.

Aquí comenzarás a indicarle a Systeme qué información deseas almacenar y cómo identificarla dentro de tu cuenta.

Paso 3. Configura el nombre y la clave única del campo

Ahora deberás completar dos datos fundamentales para crear tu campo personalizado:

Nombre

Este es el nombre que utilizarás para identificar el campo dentro de tu cuenta.

Lo recomendable es elegir un nombre claro, específico y fácil de reconocer.

Por ejemplo:

• Nombre de la empresa.

• Profesión.

• País.

• Sitio web.

• Objetivo principal.

• Tipo de negocio.

Evita utilizar nombres demasiado generales, como «Información adicional» o «Dato 1», porque cuando tengas varios campos creados será mucho más difícil identificar para qué sirve cada uno.

Clave única

La clave única es el identificador interno del campo. Es importante porque permite distinguirlo de otros campos personalizados dentro del sistema.

Procura utilizar una clave sencilla, descriptiva y fácil de recordar.

Por ejemplo:

Una buena práctica es utilizar palabras cortas, evitar caracteres especiales y mantener una estructura consistente en todas tus claves.

Cuando hayas completado ambos datos, haz clic en Guardar.

¡Listo! Tu nuevo campo personalizado ya estará creado y disponible para utilizarlo en los formularios de tus páginas.

Pero todavía falta un paso importante: incorporarlo al formulario para que tus visitantes puedan completar esa información.

 

Cómo agregar el campo personalizado a una página de Systeme

Crear el campo dentro del CRM es solamente la primera parte del proceso. Ahora necesitas conectarlo con el formulario que utilizarás para recopilar los datos de tus visitantes.

Para hacerlo, tendrás que ingresar al editor de páginas y configurar el elemento correspondiente.

Paso 4. Abre el editor de la página donde deseas agregar el formulario

Dirígete a la sección donde tienes almacenada la página en la que deseas incorporar el nuevo campo.

Puede tratarse de una página de registro para un webinar, una landing page para captar prospectos, una página de inscripción a un curso o cualquier otra página que utilice un formulario.

Abre el editor de la página para comenzar a realizar los cambios.

Una vez dentro del editor, identifica la sección del formulario donde quieres colocar el nuevo campo.

Aquí es importante que pienses en la experiencia del usuario. El campo debe aparecer en una posición lógica, junto a los demás datos que estás solicitando.

Por ejemplo, si estás creando un formulario para registrar emprendedores, podrías organizarlo de esta manera:

1. Nombre.

2. Correo electrónico.

3. Número de teléfono.

4. Nombre de la empresa.

5. Profesión.

Esta estructura permite que la persona complete sus datos de forma ordenada y natural.

Paso 5. Arrastra el elemento Campo de formulario a tu página

Dentro del editor, busca el elemento denominado Campo de formulario.

Arrástralo hasta la sección de tu página donde deseas que aparezca.

Este elemento es el que permitirá mostrar el nuevo campo dentro del formulario y recopilar la información que introduzca el visitante.

Puedes colocarlo junto a otros campos existentes o crear una sección específica si necesitas recopilar varios datos adicionales.

Una recomendación: mantén una estructura visual limpia. Los formularios demasiado saturados pueden resultar difíciles de completar, especialmente cuando se visualizan desde dispositivos móviles.

Paso 6. Selecciona el campo personalizado que creaste anteriormente

Ahora viene la parte más importante de la configuración.

Haz clic sobre el elemento Campo de formulario que acabas de agregar.

Al seleccionarlo, se abrirá un panel de configuración en el lado izquierdo del editor.

Dentro de las opciones disponibles, busca el apartado Tipo de campo.

En esta sección podrás seleccionar el tipo de información que deseas recopilar.

Busca el campo personalizado que creaste anteriormente y selecciónalo.

Por ejemplo, si creaste un campo llamado «Nombre de la empresa», deberás seleccionarlo para que el formulario guarde la información introducida por el visitante en ese campo específico.

Este paso es fundamental: si simplemente agregas un elemento visual sin asociarlo correctamente con el campo personalizado, no estarás configurando la recopilación de información como deseas.

Asegúrate de que el campo seleccionado corresponda exactamente al dato que necesitas almacenar.

Paso 7. Guarda los cambios de tu página

Una vez que hayas seleccionado el campo personalizado, revisa que la configuración sea correcta.

Comprueba que:

• El campo aparezca en la ubicación deseada.

• El tipo de campo corresponda al dato que necesitas recopilar.

• El campo personalizado seleccionado sea el correcto.

• El diseño se mantenga organizado y visualmente atractivo.

Cuando todo esté listo, haz clic en el botón Guardar, ubicado en la parte superior del editor.

Ten presente que, según la advertencia de la plataforma, una vez guardados los cambios, la versión anterior de la página no podrá restaurarse.

Por eso, antes de guardar, revisa cuidadosamente la configuración y asegúrate de que no estés modificando accidentalmente otros elementos de tu página.

 

Cómo comprobar que el campo personalizado funciona correctamente

Aunque ya hayas creado el campo y lo hayas agregado al formulario, te recomiendo realizar una pequeña prueba antes de compartir tu página con tus potenciales clientes.

¿Por qué? Porque una cosa es que el campo aparezca visualmente en tu landing page y otra muy distinta es que la información se almacene correctamente en el CRM.

Para comprobarlo, sigue estos pasos:

1. Abre la página publicada o su vista previa.

Ingresa a la página donde incorporaste el nuevo campo y verifica que aparezca correctamente.

2. Completa el formulario con información de prueba.

Utiliza datos ficticios y completa todos los campos necesarios, incluyendo el nuevo campo personalizado.

3. Envía el formulario.

Haz clic en el botón de registro o envío y comprueba que el proceso se complete correctamente.

4. Regresa a la sección CRM.

Entra nuevamente en Contactos y busca el contacto que utilizaste para realizar la prueba.

5. Revisa la información almacenada.

Abre el perfil del contacto y comprueba que el dato introducido aparezca asociado al campo personalizado correspondiente.

Si la información se muestra correctamente, significa que el campo está recopilando y almacenando los datos esperados.

Si no aparece, revisa que hayas seleccionado el campo personalizado correcto en la configuración del formulario y que el envío se haya completado correctamente.

 

Buenas prácticas para aprovechar los campos personalizados en Systeme

Ahora que sabes cómo crear e incorporar campos personalizados, quiero compartir contigo algunas recomendaciones que pueden ayudarte a sacarles mucho más provecho.

No se trata únicamente de aprender a utilizar una herramienta, sino de integrarla de manera inteligente en tu estrategia de marketing digital.

 

1. Solicita únicamente la información que necesitas

Uno de los errores más frecuentes al crear formularios es solicitar demasiados datos.

Piensa en esto: si una persona llega a tu landing page porque quiere descargar una guía gratuita, probablemente no estará interesada en completar un formulario de diez preguntas.

Cada campo adicional puede convertirse en una barrera.

Por eso, identifica cuáles son los datos indispensables y cuáles puedes recopilar posteriormente.

2. Utiliza nombres claros y descriptivos

Cuando tu negocio crezca y tengas decenas de campos personalizados, agradecerás haber utilizado nombres organizados.

Evita abreviaturas confusas o identificadores que solamente tú entiendas en el momento de crearlos.

La organización de tu CRM es una inversión que te ahorrará tiempo en el futuro.

3. Aprovecha los campos para conocer mejor a tus prospectos

Si vendes servicios de alto valor, asesorías o programas de acompañamiento, puedes utilizar formularios estratégicos para conocer mejor a las personas interesadas.

Por ejemplo, podrías preguntar:

• ¿Cuál es tu principal desafío actualmente?

• ¿Qué resultado deseas conseguir?

• ¿Qué tipo de negocio tienes?

• ¿Qué servicio te interesa?

• ¿Cuál es tu nivel de experiencia?

Esta información puede ayudarte a comprender mejor a tus prospectos antes de iniciar una conversación comercial.

4. Cuida el diseño y la experiencia del formulario

Un formulario no debería sentirse como un interrogatorio.

Utiliza etiquetas claras, instrucciones sencillas y una distribución visual coherente.

También revisa cómo se visualiza desde dispositivos móviles, ya que una gran parte de los usuarios puede llegar a tu página desde su teléfono.

5. Mantén organizada tu base de datos

A medida que recopiles más información, procura mantener una estructura consistente.

No crees varios campos diferentes para almacenar exactamente el mismo tipo de información.

Por ejemplo, evita tener campos como «Empresa», «Nombre empresa» y «Mi negocio» si todos están destinados a guardar el mismo dato.

Una buena organización facilita la consulta y administración de tus contactos.

 

Conclusión: personaliza tus formularios y aprovecha mejor tu CRM en Systeme

Los campos personalizados son una funcionalidad muy útil cuando deseas llevar la gestión de tus contactos a otro nivel.

Aunque crear uno puede parecer un pequeño ajuste dentro de tu plataforma, su utilidad va mucho más allá de agregar una casilla adicional a un formulario.

Te permiten recopilar información más específica, conocer mejor a tus prospectos, organizar tu base de datos y construir procesos de marketing mucho más alineados con las necesidades de tu negocio.

Como has visto en esta guía, el procedimiento es bastante sencillo: primero creas el campo desde la sección de Contactos del CRM, defines su nombre y clave única, después lo incorporas desde el editor de páginas y finalmente lo seleccionas en la configuración del formulario.

La clave está en utilizar esta funcionalidad estratégicamente. No necesitas recopilar todos los datos posibles, sino aquellos que realmente te ayuden a comprender a tu audiencia y mejorar tus procesos comerciales.

Y si estás comenzando a construir tu negocio digital, recuerda que tener una plataforma no es suficiente: necesitas aprender a utilizar sus herramientas para crear experiencias profesionales que faciliten la captación y conversión de clientes.

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Preguntas frecuentes sobre los campos personalizados en Systeme

 

1. ¿Puedo crear varios campos personalizados en Systeme?

Sí. Puedes crear diferentes campos personalizados para almacenar distintos tipos de información de tus contactos. Esto te permite adaptar tus formularios a las necesidades de tu negocio, siempre procurando mantener una estructura organizada y evitando duplicar información.

2. ¿Puedo utilizar un mismo campo personalizado en diferentes páginas?

Sí. Una vez que hayas creado un campo personalizado dentro de tu CRM, puedes seleccionarlo en los formularios de distintas páginas, siempre que esté disponible entre las opciones de configuración. Esto te permite mantener una estructura de datos consistente y recopilar el mismo tipo de información desde diferentes embudos de venta o páginas de captura.

3. ¿Qué sucede con la información que los usuarios introducen en los campos personalizados?

La información enviada mediante el formulario queda asociada al contacto correspondiente dentro de tu CRM, siempre que el campo esté configurado correctamente y el envío se complete. Posteriormente podrás consultar esos datos desde el perfil del contacto.

4. ¿Puedo modificar un campo personalizado después de haberlo creado?

Puedes gestionar los campos personalizados desde la información de tus contactos. Sin embargo, antes de modificar cualquier configuración, es recomendable revisar cómo está siendo utilizado el campo en tus formularios y procesos existentes para evitar inconsistencias en la información recopilada.

5. ¿Es obligatorio utilizar campos personalizados en mis formularios?

No. Los campos personalizados son opcionales. Si únicamente necesitas recopilar nombre y correo electrónico, puedes trabajar perfectamente con los campos tradicionales. Su utilidad aparece cuando necesitas información adicional para segmentar tus contactos, conocer mejor a tus prospectos o adaptar tus procesos de captación y seguimiento.

 

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